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Was versteht man unter einem IT-Outsourcing?

Dieter Miedl
7min
Aktualisiert:
20.10.2023
Veröffentlicht:
27.2.2024

Wenn ein Unternehmen einzelne Leistungen, die früher in Eigenregie erbracht wurden, nach und nach auslagert, ist dies stets mit Chancen wie auch Risiken verknüpft. Wir gehen hier dem Sonderfall des IT-Outsourcings auf den Grund.

Warum ist gerade im Bereich der IT-Beratung und der Cybersicherheit das Outsourcing so beliebt? Die IT-Branche wandelt sich rasant. Sicherheitsrisiken nehmen zu, und ständig kommen neue Software-Lösungen auf den Markt. Daher macht es Sinn, gerade im IT-Bereich einzelne Aufgaben auszulagern. Das kann das Thema Cybersicherheit betreffen, doch auch die Implementierung neuer CRM-Lösungen oder anderer Softwareanwendungen gestaltet sich durchaus komplex. Externe Anbieter steigern dabei die Effizienz und sparen meist auch noch Kosten ein.

Eine kurze Definition

Tatsächlich ist das Outsourcing, also die Auslagerung bestimmter Aufgaben und Produktionsschritte, aus vielen unterschiedlichen Branchen bekannt. Auch Automobilhersteller, die Zulieferer beschäftigen, machen vom Outsourcing Gebrauch. Ebenso kommen bei Call-Centern externe Dienstleister ins Spiel.

Das IT-Outsourcing wiederum hat mit der rasanten digitalen Transformation nochmals an Bedeutung gewonnen. Denn Generalisten, wie sie viele Betriebe intern beschäftigen, fehlt für komplexe Aufgabenstellungen, etwa rund um die Implementierung neuer Software-Lösungen, häufig das entsprechende Fachwissen.

Insofern denken immer mehr Unternehmen darüber nach, ihre IT zumindest für einen bestimmten Zeitraum an externe Anbieter auszulagern. Alternativ werden für bestimmte Anwendungen und Problemstellungen maßgeschneiderte Lösungen über einen IT-Berater gesucht.

Welche Arten des IT-Outsourcings kommen in Betracht?

Oftmals ist IT-Outsourcing bereits für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll. Denn mit zunehmender Größe gewinnt das Thema Cybersicherheit immer mehr an Bedeutung. Zudem fallen bereits allein im Kundenservice große Datenmengen an.

Prinzipiell kommen beim Thema IT-Outsourcing in Unternehmen drei verschiedene Möglichkeiten in Betracht:

  • Beim sogenannten Offshore-Outsourcing werden die Aufgaben und Dienstleistungen, die bis dato von einer intern angesiedelten IT-Abteilung bewältigt wurden, an einen externen Anbieter im Ausland ausgelagert. Die Kommunikation mit diesem ausländischen IT-Dienstleister findet dann vornehmlich über E-Mail, Telefon oder auch VoIP statt.
  • Beim Onshore-Outsourcing befindet sich der Firmensitz des externen Dienstleisters dagegen innerhalb Deutschlands. Somit entfallen Sprachbarrieren oder mögliche soziokulturelle Hürden. Denkbar ist dabei eine Auslagerung der kompletten Infrastruktur. Ebenso könnten beim Anwendungs-Outsourcing die Dienstleistungen an den eigenen PCs von externen Fachkräften erbracht werden.

  • Beim sogenannten Nearshore-Outsourcing wird dann eine gewisse räumliche respektive geografische Nähe zum externen IT-Dienstleister gesucht. Im europäischen Kontext bedeutet dies in aller Regel, dass westeuropäische Unternehmen mit Dienstleistern aus Osteuropa kooperieren. 

Jedes dieser Modelle ist mit spezifischen Vor- wie auch Nachteilen verknüpft. So lassen sich durch ein Outsourcing die internen Kosten senken, insbesondere natürlich dann, wenn Unternehmen ihre Aufgaben im IT-Sektor in Länder mit einem niedrigeren Lohnniveau auslagern. 

Als Nachteil müssen jedoch Sprachbarrieren, soziokulturelle Hürden wie auch die unterschiedlichen Zeitzonen benannt werden. Letzteres ist einer der Gründe, warum Outsourcing-Modelle, welche die IT-Abteilung nach Osteuropa auslagern, bei vielen deutschen Unternehmen durchaus beliebt sind.

Denn die Firmensitze der Auftraggeber wie auch des externen Dienstleisters liegen nur wenige Flugstunden voneinander entfernt. Zudem sind die Zeitzonen die gleichen, was bedeutet, dass sich die Standardarbeitszeiten zumindest ähneln.

Welche Vorteile sind mit einem Outsourcing verknüpft?

Laut Bundeszentrale für politische Bildung lassen sich ganz unterschiedliche Aufgabenbereiche und Arbeitsschritte outsourcen. Angefangen bei der Forschung und Entwicklung über die Materialbeschaffung bis hin zur EDV-Beratung.

In aller Regel versprechen sich Unternehmen, die bestimmte Arbeitsschritte an externe Dienstleister auslagen, davon eine Kostenersparnis und mehr Effizienz. Zudem muss als weiterer Vorteil der Zugriff auf Expertenwissen benannt werden. 

Tatsächlich macht die digitale Transformation eine spezielle Expertise in IT-Fragen zu einem entscheidenden Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg. Und das nicht allein für Weltkonzerne und Großbetriebe, sondern ebenso für Unternehmen aus dem KMU-Bereich.

Sollte dieses Know-how, etwa rund um die Cybersicherheit oder die Auswahl geeigneter Kundenmanagement-Lösungen, nicht in der eigenen Firma vorhanden sein, macht die Auslagerung von Aufgaben auf jeden Fall Sinn.

Als Gründe für ein IT-Outsourcing werden vom Großteil der befragten Unternehmen folgende Vorzüge genannt:

  • Je effizienter die IT-Abteilung arbeitet, desto reibungsloser läuft der gesamte Betrieb. Durch vereinfachte Arbeitsabläufe werden Kosten eingespart, und neue Kunden, die über ein verbessertes Marketing generiert werden, steigern den Gewinn.
  • Externe Dienstleister nehmen den eigenen Mitarbeitern ungeliebte Aufgaben ab. Dadurch kann sich ein Unternehmen völlig auf sein Kerngeschäft fokussieren und hier mit einer besonderen Kompetenz punkten.
  • Im Zuge der digitalen Transformationen werden die EDV-Abteilungen von Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen gestellt. Das betrifft CRM-Lösungen, aber auch Fragen rund um die Cybersicherheit, die für die eigenen Mitarbeiter oftmals zu komplex sind. Nur wer hier gut aufgestellt ist, bleibt wettbewerbsfähig, während Cyberattacken selbst kleine und mittlere Unternehmen, die schlecht geschützt sind, immer wieder lahmlegen.
  • Nicht zuletzt bleiben Unternehmen, die ihre IT-Abteilung auslagern, sehr flexibel. Kein Kapital wird durch Computer und hochwertiges Equipment gebunden. Zudem kann auf Veränderungen in der Unternehmensstruktur, etwa Geschäftsfelder, die neu hinzukommen, zeitnah und ohne aufwendige Mitarbeitersuche reagiert werden.

Ein Zwischenfazit:

Das IT-Outsourcing kann damit die Qualität der eigenen Produkte oder Dienstleistungen steigern und stellt demzufolge einen echten Wettbewerbsvorteil dar.

Auch auf neue Geschäftsfelder oder ein reduziertes Angebot können Unternehmen, die externe Dienstleister beschäftigen, weitaus schneller reagieren, als wenn sämtliche Arbeitsaufgaben einschließlich EDV-Infrastruktur intern erbracht werden. Trotz dieser Flexibilität und der Skalierbarkeit beim Einsatz von Ressourcen, ist jedes Outsourcing, ganz gleich ob bei der Produktion oder im IT-Bereich, aber auch mit Nachteilen und Risiken verknüpft

Nachteile und Risiken des IT-Outsourcings auf den Punkt gebracht

Unter anderem gestalten sich die Qualitätskontrollen bei externen Dienstleistern schwierig. Zudem machen sich Unternehmen, die bestimmte Arbeitsschritte oder Dienstleistungen auslagern, bis zu einem gewissen Grad von ihren Partnerfirmen abhängig.

Gerade beim Offshore-Outsourcing können zudem Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede Missverständnisse hervorrufen. 

Findet sich das Partnerunternehmen dann auch noch in einer völlig anderen Zeitzone, können Kommunikation und Koordination der Arbeitsabläufe eine echte Herausforderung darstellen. Insofern stellt sich die Frage, ob – und wenn ja wohin – ein IT-Outsourcing sinnvoll ist.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Tatsächlich gilt es, Vor- wie auch Nachteile abzuwägen. Denn die Kostenersparnis und gesteigerte Effizienz sind nur ein Aspekt.

Im Umkehrschluss kann es schwierig sein, die eigenen Mitarbeiter und den externen Dienstleister zu koordinieren, insbesondere dann, wenn größere Entfernungen oder Sprachbarrieren den Austausch erschweren. Auch fällt die Einschätzung der Expertise des externen Dienstleisters fachfremden Vorständen und Geschäftsführern oftmals schwer

Dennoch macht ein IT-Outsourcing gerade bei Unternehmen, die schnell wachsen, Sinn. Denn wer die EDV auslagert, bleibt flexibel und bindet nicht unnötig Kapital. Dennoch werden Cybersicherheit und Kundenmanagement-Systeme optimal betreut und können, falls nötig, jederzeit angepasst werden.

Tipps für die Auswahl eines externen IT-Beraters

Ist die Entscheidung gefallen, die EDV-Abteilung oder zumindest Teile davon auszulagern, muss ein geeigneter IT-Berater und Implementierungspartner gesucht werden. 

Dabei stellt sich dann als Erstes die Frage, ob das Outsourcing die gesamte IT-Infrastruktur oder nur ein einzelnes Projekt betreffen soll. Denn nicht jeder externe Dienstleister kann einen IT-All-Inklusive Service anbieten

Insofern sollten die auszulagernden Aufgaben bereits im Vorfeld der Suche nach einem externen Anbieter klar definiert werden:

  • geht es um die komplette EDV-Abteilung oder lediglich um Teile des Systems?
  • wofür genau (zum Beispiel IT-Sicherheit, Cloud-Computing oder auch CRM-Lösung) wird Unterstützung gebraucht? 
  • welche Aufgaben und Entscheidungen werden an den externen Dienstleister delegiert?

Tatsächlich stellt sich auch die Frage, welche Technologien im Hardware- wie auch im Software-Bereich für die Umsetzung der angestrebten Ziele benötigt werden und wer diese bestellt.

Auch der Zeitfaktor, den beide Seiten für eine geplante Maßnahme, wie die Implementierung einer neuen Software, veranschlagen, sollte partnerschaftlich geklärt werden. Denn nur durch detaillierte Absprachen lassen sich Missverständnisse und Enttäuschungen vermeiden.

Das Casting beginnt

Wie häufig im Leben, hilft eine schriftliche Checkliste, wenn ein externer IT-Berater oder Implementierungspartner gesucht wird.

  • wird ein Spezialanbieter, zum Beispiel fürs CRM-Management, oder ein Generalist gesucht?
  • wo liegt der Schwerpunkt der Leistungen, die auszulagern sind?
  • welches Budget steht für die geplante IT-Leistung zur Verfügung?
  • wo – in welcher Stadt oder welchem Land – sollte der IT-Berater seinen Sitz haben?

Häufig ist eine räumliche Nähe zwischen dem Unternehmen und den externen IT-Spezialisten sinnvoll. Schließlich erfordern Cyberattacken oder auch die Einführung einer neuen Software in aller Regel Vororttermine. Zudem ist gerade bei Computer-Problemen Zeit bares Geld wert.

Ihr Cloud- und Implementierungspartner berät sie gern

Als ISO-zertifizierter Full-Service IT-Provider legt die MDS Gruppe auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit ihren Kunden großen Wert. Neben einer All-Inklusive Lösung für die IT können auch lediglich einzelne Aufgabenfelder, wie die Cybersicherheit, betreut werden. Diese gewinnt zunehmend an Bedeutung, sodass die MDS Gruppe robuste Lösungen für ihre Kundschaft im Rahmen der Cyber Security anbietet.

Ebenso gehören individuelle Lösungen im Bereich der Cloud-Services zur Paradedisziplin des renommierten IT-Dienstleisters. Lassen Sie sich beraten und entscheiden gemeinsam mit den Experten der MDS Gruppe, welche Teilbereiche ihrer EDV-Infrastruktur Sie zukünftig outsourcen. 

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