VOIP-Telefonanlage einrichten: So klappt die Umstellung

Eine VoIP-Telefonanlage bietet eine kosteneffiziente und skalierbare Möglichkeit, die geschäftliche Kommunikation zukunftssicher zu gestalten. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen in sieben klaren Schritten, wie Sie eine VoIP-Telefonanlage einrichten und welche Vorteile sie auch Ihrem Unternehmen bietet.

Zusammenfassung: 

• VoIP-Telefonanlagen sind eine moderne und skalierbare Kommunikationslösung für Unternehmen jeder Größe
• Vor der Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage ist eventuell ein Upgrade Ihrer Internetlösung notwendig. 
• Die Anbieterauswahl, die Ausarbeitung der technischen Lösung und die Verbindung der Rufnummern mit den Endgeräten gehören zu den wichtigsten Schritten, um eine VoIP-Telefonanlage einrichten zu können
• Im Zuge der Umstellung können Unternehmen ihre Mobilfunkverträge überarbeiten und enorme Kosten für ihre Telekommunikation sparen
• netpart ist Ihr Ansprechpartner um die optimale Gesamtlösung Ihrer VoIP-Telefonie , der hierfür genutzten Mobilfunkverträge sowie einer zukunftssicheren ITK-Infrastruktur Ihres Unternehmens auszuarbeiten

Was ist eine VOIP-Telefonanlage?

Eine VoIP-Telefonanlage (Voice over Internet Protocol) ist ein modernes Telefonsystem, das Sprach- und Kommunikationsdienste über das Internet bereitstellt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen, die auf analoge oder ISDN-Leitungen angewiesen sind, nutzt VoIP eine stabile Internetverbindung, um Sprachdaten in digitale Pakete umzuwandeln und zu übertragen. Diese Anlagen können entweder lokal vor Ort oder in der Cloud betrieben werden.

Welche Funktionen hat die VOIP-Telefonie?

VoIP-Telefonanlagen bieten eine breite Palette moderner Funktionen, die die Kommunikation effizienter gestalten. Dazu gehören:

• Voicemail: Gesprochene Nachrichten können digital empfangen, gespeichert und weitergeleitet werden.
• Einbindung von Mobiltelefonen: Mobiltelefone oder Smartphones können problemlos als Nebenstelle in eine VOIP-Telefonanlage eingebunden werden
• Anrufweiterleitungen: Automatisierte Regeln für die Weiterleitung von Anrufen, beispielsweise an andere Abteilungen oder externe Geräte wie Mobiltelefone.
• Konferenzschaltungen: Mehrere Teilnehmer können problemlos in Telefon- oder Videokonferenzen verbunden werden.
• Integration in CRM-Systeme: Automatisierung von Arbeitsprozessen durch Anbindung an Kundendatenbanken.
• Zentrale Verwaltung: Benutzerrechte, Anrufregeln und Einstellungen lassen sich einfach über ein Webportal konfigurieren.
• Videokonferenzen und Kollaborationstools: Unternehmen können eine VOIP-Telefonanlage an Programme wie Microsoft Teams anschließen, um etwa Videokonferenzen durchzuführen. 

Für wen ist eine VoIP-Telefonanlage geeignet?

Eine VOIP-Telefonanlage ist ideal für:

• Unternehmen jeder Größe, die Flexibilität und Kosteneffizienz schätzen.
• Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern, da sie standortunabhängig arbeiten und sich digital vernetzen müssen
• Wachsende Firmen, die eine schnell skalierbare Lösung benötigen.
• Unternehmen mit internationaler Ausrichtung, die von günstigen Auslandsgesprächen profitieren möchten.

VoIP-Telefonanlage auswählen und anschließen: 7 praktische Schritte

Die Umstellung auf VoIP-Telefonie ist ein bedeutender Prozess für Unternehmen jeder Größe, der eine strukturierte Vorgehensweise erfordert. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Schritte und was Sie bei der Einrichtung beachten sollten. 

1. Auswahl der passenden IP-Telefonanlage

Im ersten Schritt benötigen Sie einen Überblick darüber, wie Ihre neue Telefonanlage technisch umgesetzt werden kann. Grob zusammengefasst stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Lösungen für VoIP-Telefonanlagen aufzubauen: Die VOIP-Telefonie in der Cloud und lokale Telefonanlagen. Folgend erklären wir die grundlegenden Unterschiede zwischen diesen beiden Lösungen. 

Cloud-basierte VoIP-Telefonanlage

• Infrastruktur: Die gesamte Telefonanlage wird vom Anbieter in dessen Cloud betrieben. Es wird keine eigene Server-Hardware benötigt.
• Flexibilität: Benutzer und Standorte können einfach hinzugefügt oder entfernt werden. Perfekt für wachsende Unternehmen oder solche mit mehreren Standorten.
• Remote-Arbeit: Mitarbeiter können von überall auf die Telefonanlage zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben.
• Wartung: Updates, Sicherheitspatches und technische Betreuung erfolgen vollständig durch den Anbieter.
• Skalierbarkeit: Sie zahlen oft nur für die Nutzer, die Sie aktuell auch benötigen (Pay-as-you-go-Modelle).
• Datenschutz: Die Daten werden beim Anbieter gespeichert, was potenziell zu Problemen bei der Einhaltung von Datenschutzvorschriften führen kann. Wichtig ist hier vor allem die Einhaltung der DSGVO, die stark von den jeweiligen Schutzvorkehrungen der Anbieter abhängt. 
• Kostenvorteil: Es entfallen hohe Anschaffungskosten für Hardware; laufende Kosten sind besser planbar.

Lokal installierte Telefonanlagen

• Infrastruktur: Die Telefonanlage wird physisch vor Ort in Ihrem Unternehmen installiert und betrieben (On-Premises-Lösungen).
• Datenkontrolle: Sie haben die vollständige Kontrolle über Ihre Daten, da diese nicht an Drittanbieter übertragen werden.
• Wartung: Die Wartung und Verwaltung der Telefonanlage liegen in der Verantwortung Ihres IT-Teams. Dies kann zu höherem Aufwand und zusätzlichen Kosten führen.
• Kostenstruktur: Höhere Anfangsinvestitionen für Hardware und Installation, aber langfristig keine Abhängigkeit von monatlichen Gebühren eines Anbieters.
• Anpassungsmöglichkeiten: Lokale Anlagen können speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden.
• Sicherheitsvorteile: Da die Daten nicht außerhalb Ihrer Infrastruktur gespeichert werden, ist das Risiko eines Datenlecks durch externe Anbieter geringer.

Welche VoIP-Telefonanlage passt für Ihre Firma?

Je nach Ihrer spezifischen Anforderung können sich die optimalen Lösungen für Ihre IP-Telefonanlage unterscheiden. Erstellen Sie deshalb eine Liste mit Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, bevor Sie sich auf die Suche nach Technologien und Anbietern machen. Stellen Sie genaue Überlegungen über folgende Kriterien an: 

• Anzahl der Benutzer: Wie viele Mitarbeiter oder Geschäftspartner greifen auf die Telefonanlage zu?
• Wie viele Mitarbeiter telefonieren aus dem Home-Office?
• Wie wichtig sind Voicemail-Lösungen?
• Möchten Sie noch physische Endgeräte nutzen?
• Sollen Mobiltelefone / Smartphones als Nebenstellen eingebunden werden?
• Wie hoch ist der Bedarf nach Konferenzschaltungen
• Brauchen Sie eine CRM-Integration?

Wenn Sie sich umfassend über Ihre individuellen Anforderungen Gedanken gemacht haben, können Sie Anbieter und technische Lösungen vergleichen. 

2. Auswahl des geeigneten Telefonie-Anbieters

Die Auswahl Ihres VOIP-Telefonanbieters spielt eine Schlüsselrolle bei der Suche nach einer perfekten Lösung für Ihre neue Telefonanlage. Ein umfassender Anbietervergleich hilft, einen guten Preis für die Telefonie zu erzielen und alle notwendigen Funktionen in die Gesamtlösung zu integrieren. 

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Anbieter vergleichen und in Verhandlungen mit Telefongesellschaften gehen: 

• Funktionsumfang: Hat der Anbieter alle von Ihnen benötigten Features, wie Anrufweiterleitung, Sprachaufzeichnung oder Video-Integration?
• Sicherheit: Sind Verschlüsselungsstandards wie TLS oder SRTP vorhanden, um die Gesprächsinhalte von äußeren Zugriffen zu sichern?
• Flexibilität: Können Sie Benutzer schnell neu hinzufügen oder entfernen?
• Skalierbarkeit: Bieten die Anbieter technische und vertragliche Möglichkeiten, den Nutzungsbedarf dem Wachstum des Unternehmens anzupassen?

Eine unüberlegte Wahl des Telefonanbieters kann dazu führen, dass Mehrausgaben entstehen oder Verträge sogar teuer aufgelöst werden müssen. Der Anbieter entscheidet nicht nur über die Qualität der Dienste, sondern auch, wie gut die Telefonanlage in Ihren Arbeitsalltag integriert werden kann. Auch ein schlechter Support oder fehlende Funktionen können später kostspielige Probleme verursachen.

netpart-Tipp: 

Fordern Sie Testphasen oder Demozugänge an und lassen Sie Ihr Team die Benutzeroberfläche bewerten. netpart kann Ihnen außerdem dabei helfen, Anbieter zu vergleichen und die besten Konditionen für Ihre Firma auszuhandeln.

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3. Überprüfung und Aufrüstung der Internetkapazität

Viele Unternehmen, die eine VoIP-Telefonanlage anschließen, merken danach plötzliche Schwankungen bei der Leistungsfähigkeit ihres Internets. Das liegt daran, dass vor allem Cloud-Telefonie die Bandbreite stark beansprucht. 

Ist die IP-Telefonanlage einmal eingerichtet, fangen Firmen schnell an, die Vorteile der dezentralen Anlage zu nutzen. Die Folge: Mehr Remote-Arbeit, große Videokonferenzen und ein erweitertes Angebot zur Kundenbetreuung. Auch durch andere Cloud-Anwendungen tragen dazu bei, dass bestehende Internetleitungen schnell an ihre Grenzen stoßen. 

Bevor Sie eine VOIP-Telefonanlage einrichten, sollten Sie also unbedingt Ihre aktuelle Bandbreite überprüfen. Die Telekommunikationsberater von netpart können Ihnen dabei helfen, eine professionelle Einschätzung über die zukünftig benötigten Kapazitäten Ihrer Leitung zu treffen. 

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Typische Kommunikationsprobleme bei langsamer Bandbreite:

• Sprachqualität leidet: Verzerrte oder abgehackte Gespräche.
• Verbindungsabbrüche: Unterbrechung wichtiger Meetings.
• Ineffiziente Zusammenarbeit: Verzögerungen bei Anrufweiterleitungen oder Konferenzen.
• Bildausfälle bei Videokonferenzen

Konkrete Schritte vor der Einrichtung der VoIP-Telefonanlage: 

Konkreter Schritt:

1. Führen Sie einen Speedtest durch, um Ihre aktuelle Bandbreite zu ermitteln.
2. Planen Sie ein Upgrade, wenn Ihre Verbindung nicht ausreicht, und ziehen Sie Business Glasfaser Standleitung in Betracht.
3. Auch bei der Auswahl des Internetanbieters können optimierte Verträge enorme Kosten sparen. Ziehen Sie eine professionelle Beratung für Telekommunikation in Betracht, um eine optimale Komplettlösung Ihrer kompletten Kommunikations-Infrastruktur sicherzustellen. 

netpart-Tipp: 

Studien belegen, dass Unternehmen mit Glasfaseranschlüssen zirka 50 % weniger Ausfallzeiten haben. Für stark wachsende Betriebe, etwa in der Industrie, sind Business Internet Glasfaser-Standleitungen ein zentraler Bestandteil erhöhter Effizienz. 

4. Festlegung der Endgeräte

In diesem Schritt wählen wir die Geräte aus, an die wir die VoIP-Telefonanlage anschließen wollen. Vor allem die Art und Anzahl der benötigten Geräte ist entscheidend, um Ihre perfekte Telefonielösung für Ihr Unternehmen zu finden. 

Mögliche Endgeräte bei einer VOIP-Telefonanlage

IP-Telefone: Diese speziell für VOIP entwickelten Telefone sind physische Geräte, die direkt über das Internet mit der VOIP-Telefonanlage kommunizieren. Sie bieten oft Funktionen wie Touchscreens, Freisprechoptionen und Anrufweiterleitungen und sind besonders für Büros und Empfangsbereiche geeignet, wo eine feste Arbeitsstation benötigt wird.

Softphones: Softphones sind Software-Anwendungen, die auf Computern, Laptops oder Tablets installiert werden. Sie ermöglichen es, diese Geräte als VoIP-Telefone zu nutzen. Mit einem Headset können Benutzer Anrufe tätigen und empfangen, was sie ideal für hybride Arbeitsmodelle macht, bei denen Mitarbeiter zwischen Büro und Homeoffice wechseln.

VOIP-Apps: VOIP-Apps sind mobile Anwendungen, die auf Smartphones oder Tablets installiert werden. Sie ermöglichen es, Anrufe über das Internet zu tätigen, wodurch hohe Mobilfunkkosten vermieden werden können. Diese Apps sind perfekt für mobile Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, da sie flexible und kostengünstige Kommunikation ermöglichen.

Die Wahl der Geräte beeinflusst nicht nur die Nutzererfahrung, sondern auch die Kosten für die Umstellung auf eine VOIP-Telefonanlage.

netpart-Tipp:

Erstellen Sie eine genaue Inventarliste über die Anzahl und Art der Geräte und beantworten Sie sich dabei folgende Fragen:

• Welche vorhandenen Geräte können Sie nutzen?
• Welche zusätzlichen Geräte benötigen Sie?
• Wie hoch sind die geschätzten Anschaffungskosten?
• Wie hoch ist das gesamte Budget für die neue Telefonanlage?

Mitarbeiter werden womöglich eine Eingewöhnungszeit benötigen, um die neuen Geräte effizient zu nutzen. Planen Sie Schulungen ein, um die Belegschaft an die neue Arbeitsweise heranzuführen. 

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5. Registrierung oder Übertragung der Rufnummern

Ab diesem Schritt ist die Phase der Planung abgeschlossen und Sie können sich auf die Einrichtung der Telefonanlage konzentrieren. Als erstes müssen Sie die Rufnummern in das neue System integrieren und festlegen. Dabei stehen Ihnen zwei Optionen offen: Die Registrierung komplett neuer Telefonnummern oder der Import bereits bestehender Rufnummern. 

• Portierung: Bewahren Sie Ihre bestehende Rufnummer und sorgen Sie für Kontinuität bei Ihren Kunden.
• Neuregistrierung: Falls Sie neue Standorte oder Abteilungen einrichten, können zusätzliche Rufnummern erforderlich sein.

Konkrete Schritte: 

1. Kontaktieren Sie Ihren aktuellen Anbieter und fordern Sie die Freigabe Ihrer bestehenden Telefonnummern an. 
2. Legen Sie einen Portierungstermin mit Ihrem VoIP-Anbieter fest
3. Übertragen Sie die Rufnummern in das neue IP-Telefonsystem
4. Wenden Sie sich an Ihren VOIP-Dienstleister, um neue Telefonnummern festzulegen

netpart-Tipp: 

Die Rufnummernportierung dauert oft mehrere Tage. Planen Sie den Wechsel am besten außerhalb der Stoßzeiten oder am Wochenende, um Störungen während der Hauptarbeitszeit zu minimieren. Verpasste Anrufe von Kunden oder Probleme bei der Einrichtung der VOIP-Telefonnummern können für finanzielle Einbußen und Reputationsverlust sorgen. 

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6. Infrastruktur für Cloud-Telefonanlage einrichten

Grundsätzlich haben Unternehmen die Wahl zwischen Cloud-Telefonanlagen und lokalen Lösungen. Die meisten Betriebe entscheiden sich jedoch für die Cloud-Telefonie, denn die Anwendungen ermöglichen eine zentrale Verwaltung der Telefonanlage. Benutzer, Anrufregeln und Weiterleitungen können über ein Webportal einfach verwaltet werden. Dabei können Sie: 

• Benutzer hinzufügen oder entfernen.
• Rufweiterleitungen je nach Verfügbarkeit einstellen.
• Statistiken und Analysen zu Anrufen überwachen

In diesem Schritt geht es darum, alle Funktionen korrekt einzustellen. Überprüfen Sie alle automatisierten Weiterleitungen, CRM-Anbindungen, Zugänge und Rufnummern auf Fehler, um die Konfiguration abzuschließen. 

netpart-Tipp:

Nehmen Sie die Einstellungen am besten in der Testphase der Cloud-Anbieter vor, um die Funktionen zu überprüfen. Bei technischen Problemen können Sie sich an den Support des Cloud-Dienstes wenden, ohne dafür bezahlen zu müssen. 

7. Zuordnung der Rufnummern zu den Endgeräten

Die Zuordnung der Rufnummern zu den Endgeräten ist der letzte Schritt, um die Telefonanlage funktionstüchtig zu machen. Nur durch die richtige Verbindung zwischen Geräten und Nummern wird sichergestellt, dass:

• Jeder Mitarbeiter unter der gewünschten Nummer erreichbar ist
• Die interne Kommunikation reibungslos funktioniert
• Externe Anrufe unverzüglich an die richtige Stelle weitergeleitet werden können

Eine fehlerhafte Zuordnung kann dazu führen, dass wichtige Anrufe ins Leere laufen, Mitarbeiter nicht erreichbar sind oder falsche Verbindungen entstehen.

Konkrete Schritte zur Zuordnung:

Web-Interface öffnen: Loggen Sie sich in das Verwaltungsportal Ihrer VoIP-Telefonanlage ein. Meist finden Sie die Option zur Geräteverwaltung oder Benutzerzuordnung in einem separaten Bereich.

Rufnummern den Endgeräten zuweisen: Ordnen Sie den Mitarbeitern ihre persönlichen Rufnummern zu. Für Teamtelefone oder zentrale Nummern (z. B. für den Empfang) richten Sie Gruppenweiterleitungen ein.

Konfiguration überprüfen: Führen Sie interne Testanrufe durch, um sicherzustellen, dass die Rufnummern korrekt funktionieren. Testen Sie externe Anrufe (eingehend und ausgehend) von und zu den Geräten.

Dokumentation erstellen: Halten Sie die Zuordnung schriftlich fest, um bei Änderungen oder Problemen einen schnellen Überblick zu haben.

netpart-Tipp:

Planen Sie genügend Zeit für diesen Schritt ein und führen Sie auch in diesem Schritt die Tests nach Möglichkeit außerhalb der Hauptgeschäftszeiten durch, um den normalen Betrieb nicht zu stören. Wenn Sie auf technische Herausforderungen stoßen, unterstützt netpart Sie bei der korrekten Konfiguration und sorgt dafür, dass alle Geräte nahtlos miteinander verbunden sind.

netpart-Expertise: Ihre Komplettlösung für IP-Telefonanlagen

netpart ist Ihr Partner für eine maßgeschneiderte Komplettlösung für Ihre ITK-Infrastruktur. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Telefonanlage nach der Umstellung optimal funktioniert.

Wie netpart Sie unterstützt:

• Anbieterverhandlungen: netpart vergleicht die besten VoIP-Anbieter, handelt für Sie die besten Konditionen aus und stellt sicher, dass die Vertragsbedingungen Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei legen wir besonderen Fokus auf SLA-Vereinbarungen (z. B. garantierte Verfügbarkeit und Entstörungszeiten).

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• Anpassung Ihrer Internetressourcen: Eine VoIP-Telefonanlage nimmt einige Ressourcen Ihrer bestehenden Internetleitung in Anspruch. Nach der Umstellung können sich unerwartet Verzögerungen und Verbindungsprobleme zeigen und den Geschäftsablauf massiv stören. netpart überprüft, ob Ihre Internetlösung für Ihr Unternehmen für die neuen Anwendungen ausreicht und übernimmt die komplette Konzeption Ihrer neuen ITK-Lösung, mit der Sie sicher in die Zukunft starten können.  

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• Technische Umsetzung: Von der Analyse Ihrer bestehenden Infrastruktur bis zur vollständigen Integration der VoIP-Telefonanlage – netpart übernimmt die gesamte technische Umsetzung.

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• Schulungen und Informationsbereitstellung: netpart bietet Schulungen an, damit Ihre Mitarbeiter alle Funktionen der neuen Telefonanlage effizient nutzen können. Zudem erhalten Sie umfassende Dokumentationen, die Ihnen helfen, Ihre Anlage eigenständig zu verwalten.

Unser Extra-Tipp: Mobilfunkverträge optimieren und mit VOIP verbinden

Viele Unternehmen unterschätzen das Einsparpotenzial, das sich durch die Kombination von VoIP-Telefonie mit optimierten Mobilfunkverträgen ergibt. Besonders für Firmen mit Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, bietet sich eine große Chance, die Kommunikation effizienter und kostengünstiger zu gestalten.

Wie Mobilfunkverträge mit VOIP Kosten sparen:

• WLAN-Integration: Durch die Nutzung von VoIP-Apps können Ihre Mitarbeiter Anrufe über das Internet statt über Mobilfunknetze tätigen. Das reduziert die Telefonkosten erheblich, insbesondere bei internationalen Gesprächen.
• Datenpakete optimieren: netpart hilft Ihnen, Mobilfunkverträge zu finden, die auf datenintensive Anwendungen wie VoIP ausgelegt sind. Sie profitieren von Tarifen mit hohem Datenvolumen und günstigen Konditionen für Cloud-basierte Dienste.
• Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit: Ihre Mitarbeiter können dank VoIP jederzeit und überall erreichbar sein, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.

Haben Sie bereits den optimalen Mobilfunkvertrag für Ihr Unternehmen? Lassen Sie sich jetzt kostenlos beraten und finden Sie heraus, wie viel Optimierungspotenzial in Ihrer Kommunikationslösung steckt. 

Fazit

Die Entscheidung, eine VoIP-Telefonanlage einrichten zu lassen, ist ein strategischer Schritt, der weit über ein einfaches technisches Upgrade hinausgeht. Sie eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kommunikation flexibler, effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Durch die richtige Planung und Integration in die bestehende ITK-Infrastruktur wird die VOIP-Lösung zu einem zentralen Baustein für zukunftssichere Digitalisierung und nahtlose Zusammenarbeit – egal, ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.

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